Virtuelle Sprechstunde

Bleiben Sie in Kontakt
mit Ihren Bürgern

Wir bieten ein virtuelles Büro für öffentliche
Dienstleistungen auf der Basis von Cisco Webex Meetings,
das es den Bürgern ermöglicht, ihre Beratungen
bequem von zu Hause aus zu erhalten.

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Construction Department

John Smith

Virtuelles Büro für Öffentliches Dienstleistungszentrum

Betreten Sie ein beliebiges virtuelles Büro oder vereinbaren Sie einen Termin.

Die Herausforderung Der Gang zu den Behörden ist angesichts der aktuellen Situation oft eine Herausforderung

Eine schnelle Fahrt zum zuständigen Amt, um mit einem Sachbearbeiter zu sprechen, ist während der Corona-Krise durch die eingeschränkten Öffnungszeiten, den Maskenzwang und die langen Wartezeiten erschwert worden, was einen Behördengang alles andere als einfach oder bequem gemacht hat. Leider lassen sich viele Dinge nicht telefonisch klären, wie z. B. die Einsicht in einen Bauplan oder das Ausfüllen eines Formulars.

People wearing protection masks in waiting room

Die Lösung Das virtuelle Büro für öffentliche Dienstleistungen Basis von Cisco Webex Meetings

Das virtuelle Bürgerbüro bietet eine Videokonferenztechnologie, die es den Bürgern ermöglicht, ihre Beratungen auch von zu Hause aus zu erhalten.

Die individuell auf "Kommunen" zugeschnittene Softwarelösung ermöglicht es den Bürgern, durch eine personalisierte 1:1-Videokonferenz einfach mit den Beamten in Kontakt zu treten und ihre Behördengänge virtuell zu erledigen. Per Video kann der Bürger mit jeder registrierten Abteilung/jedem Sachgebiet und jedem teilnehmenden Ratsmitglied Kontakt aufnehmen, ohne das Rathaus physisch betreten zu müssen. Mit Cisco Webex Meetings können die Bürger wie gewohnt einen Dialog von Angesicht zu Angesicht führen und sogar Dokumente gemeinsam ansehen und bearbeiten.

Woman with notebook sitting on her living rooms floor

Virtueller Behördenbesuch

Gehen Sie auf die Website, suchen Sie nach dem virtuellen Büro und mit einem Klick können Sie Kontakt aufnehmen. Basierend auf modernster Videokonferenztechnik wird der Behördengang ab sofort digital über PC, Laptop oder Smartphone abgewickelt.

So funktioniert's Einfach zu bedienen

Der Bürger öffnet zunächst die Homepage der jeweiligen Gemeinde, wo er eine Übersicht aller Bereiche mit entsprechenden Öffnungszeiten findet.

Außerdem können sie sehen, ob ein Amt geöffnet ist oder ob der zuständige Beamte gerade einen Termin wahrnimmt. Nach der Auswahl eines bestimmten Bereichs, z. B. des Gesundheitsamtes, kann der Benutzer einen virtuellen Wartebereich betreten. Dies ist vergleichbar mit der Auswahl einer Nummer vor Ort und dem anschließenden Platznehmen im Wartezimmer.

Im virtuellen Wartebereich kann der Bürger auch sehen, wie viele Personen vor ihm in der Warteschlange stehen. Sobald der zuständige Beamte frei ist, wird der Bürger in den virtuellen Beratungsraum gerufen. Dem Bürger stehen nun viele Möglichkeiten zur Verfügung. Unter anderem ist es möglich, live mit dem Beamten zu sprechen, Dokumente auszutauschen oder sogar gemeinsam Formulare auszufüllen.

Was wird dafür benötigt? Nicht viel. Lediglich ein Laptop, PC oder ein Smartphone ist erforderlich. Für den Bürger fallen keine Kosten an.

Man booking an appointment from his desk at home

Inklusion Wir unterstützen Menschen mit Behinderung

Mit unserer Lösung entfällt der Gang zu Ämtern und Behörden für Menschen mit Behinderung, die im Alltag schon genug Herausforderungen zu bewältigen haben.

Für Rollstuhlfahrer ist jede Treppe ein Hindernis und für Gehörlose ist die Kommunikation meist ein Problem. Mit der virtuellen Bürolösung von SWS wird ein Behördengang bequem von zu Hause aus erledigt und bei Bedarf kann jederzeit ein Gebärdensprachdolmetscher hinzugezogen werden. Zwei von vielen Verbesserungen im Alltag für Menschen mit Behinderung.

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Compliance Gesicherte Umgebung

Selbstverständlich erfüllt die Lösung alle Anforderungen der DSGVO sowie die höchsten Sicherheitsvorschriften.

Diese Lösung kann auf alle Bereiche mit Kunden-/Behördenverkehr ausgerollt werden - es muss nicht einmal eine Behörde sein. Sie könnte auch in Krankenkassen, Versicherungen, Banken oder jeder Branche mit Kundenverkehr eingesetzt werden, auch nach der Corona-Pandemie. Die Mitarbeiter haben jederzeit die Kontrolle darüber, wer mitmachen darf. Niemand kann ohne Erlaubnis einfach in den virtuellen Raum eintreten. Sie müssen eingelassen werden und können jederzeit wieder entfernt werden, genau wie in der realen Welt.

Woman getting in contact with a virtual public agency

Customization Unbegrenzte Möglichkeiten

Sie können eine größere Anzahl von Karten in einem Übersichtsbereich platzieren oder gegebenenfalls eine einzelne Karte anzeigen.

  • Integrieren Sie eine beliebige Anzahl von Karten an beliebiger Stelle auf Ihrer Website
  • Wählen Sie aus verschiedenen Größen und Darstellungsmodi
  • Passen Sie das Kartendesign an Ihr visuelles Erscheinungsbild an
  • Nutzen Sie die integrierte Mehrsprachenunterstützung

Beispiele für kundenspezifische Integrationen

  • Size - Big
  • Size - medium
  • size - default
  • Size - micro-1
  • Colors
  • LRa rot.jpg
  • LRA Regensburg.jpg
  • LRa Regensburg Position.jpg

Updates What's New & Next

  • Performance Upgrade

    • Schnelleres Betreten Ihres virtuellen Büros
    • Teilnehmer werden schneller aktualisiert
    • Performantes Laden der virtuellen Raumkarten

    Barrierefreiheit

    • 100% Userseite
    • 85% Agentenseite

    SMS Versand

    • Neue Provider für US Markt

    Benachrichtigungen

    • Agenten werden per E-mail und Ton informiert sollte sich ein Gast in der Lobby befindet (dieses Feature kann vom Agenten über das Dashboard aktiviert/deaktiviert werden)

    Terminbuchung

    • Link zu Ihrer persönlichen Terminplanung
      (Perfekt für Ihre E-Mail Signatur)
    • Sie können nun wählen in welchem Ihrer virtuellen Büros die Termine zur Verfügung stehen sollen.

    Multilingual

    • Spracherweiterung Spanisch und Französich

    Pause Funktion

    • Als Agent können Sie nun Ihr virtuelles Büro „pausieren“ und wieder „fortsetzen“.
    • (Während Sie „pausieren“ wird das Büro als „Geschlossen“ angezeigt.)
  • Mit Bürgern digital
    in Kontakt bleiben

  • Keine Software-
    installation notwendig

  • Funktioniert mit mobilen
    und Desktop-Geräten

  • Kostenfrei
    für Bürger

  • Ausbaufähig auf eine unbegrenzte
    Anzahl von virtuellen Büros

  • DSGVO-
    konform

  • Investitions-
    sicherheit

  • Flexible
    Einsatzsszenarien

Kontaktieren Sie uns

Ob Sie eine Live-Demo wünschen oder weitere Informationen benötigen, wir sind für Sie da.

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